Verfahrensschritte
Eine GmbH-Gründung lässt sich in folgende Schritte gliedern:
- Abschluss des Gesellschaftsvertrages
- Bestellung der Organe
- Leistung der Einlagen
- Anmeldung zur Eintragung ins Firmenbuch (über einen Notar)
- Prüfung durch das Firmenbuchgericht
- Eintragung ins Firmenbuch
Der Abschluss des Gesellschaftsvertrages ist notariatsaktpflichtig. Sollten in weiterer Folge Geschäftsanteile der GmbH übertragen werden, ist es gesetzlich verpflichtend, dafür einen notariellen Vertrag abzuschließen.
Der Gesellschaftsvertrag enthält die Satzung der GmbH. Folgende Inhalte müssen unbedingt enthalten sein:
- Firma und Sitz der GmbH
- Gegenstand des Unternehmens
- Höhe des Stammkapitals
- Betrag der von den einzelnen Gesellschaftern übernommenen Stammeinlagen
Noch vor Anmeldung zur Eintragung ins Firmenbuch müssen die Organe der GmbH bestellt werden. Das sind die Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer und – soweit gesetzlich oder satzungsmäßig vorgeschrieben der Aufsichtsrat.
Ebenfalls vor der Anmeldung ins Firmenbuch müssen die Mindesteinlagen auf das Stammkapital erbracht werden:
Das Mindeststammkapital einer GmbH beträgt ab 2024 € 10.000,00. Die Hälfte davon muss in bar eingezahlt werden.
Als nächster Schritt wird die GmbH von den Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern zur Eintragung ins Firmenbuch angemeldet. Der Antrag auf Eintragung in das Firmenbuch ist beim zuständigen Firmenbuchgericht zu stellen. Das ist grundsätzlich jenes Landesgericht, in dessen Sprengel die einzutragende Gesellschaft ihren Sitz hat – davon gibt es zwei Ausnahmen: das zuständige Firmenbuchgericht in Wien ist das Handelsgericht Wien, in Graz das Landesgericht für Zivilrechtssachen.
Der Antrag auf Eintragung ins Firmenbuch muss zumindest folgende Punkte enthalten:
- Name der Firma: Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung kann als Sachfirma, Namensfirma oder auch als gemischte Firma geführt werden. Jedenfalls muss die Firma den Zusatz „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ führen. Beispiele: Sachfirma: Computerhandel GmbH; Namensfirma: Huber GmbH; gemischte Firma: Huber Computerhandel GmbH
- Rechtsform
- Sitz (politische Gemeinde)
- Geschäftsanschrift
- Geschäftszweig
- Datum des Abschlusses des Gesellschaftsvertrages
- Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Anschrift der Gesellschafter und die Höhe der von ihnen übernommenen und geleisteten Einlagen
- Höhe des Stammkapitals
- Vor- und Zuname, Geburtsdatum der Geschäftsführer sowie Art und Beginn ihrer Vertretungsbefugnis
- Stichtag des Rechnungsabschlusses („Jahresabschluss zum ...“)
- allenfalls – wenn bestellt – Vor- und Zuname, Geburtsdatum der Aufsichtsratsmitglieder und ihre Funktion
- Erklärung der Geschäftsführer über die ordnungsgemäße Aufbringung des Stammkapitals
- gegebenenfalls die Inanspruchnahme der Gründungsprivilegierung
Der Antrag muss von allen Geschäftsführern unterschrieben werden und folgende Dokumente beinhalten:
- den Gesellschaftsvertrag in notarieller Ausfertigung
- eine Liste der Gesellschafter
- eine Liste der Geschäftsführer
- steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung
- Nachweis über die Einzahlung der Stammeinlagen (Bank-Bestätigung)
- allenfalls – sofern Geschäftsführer außerhalb des Gesellschaftsvertrages bestellt werden - Nachweis über deren Bestellung (von allen Gesellschaftern)
- Musterfirmazeichnung, öffentlich (notariell oder gerichtlich) beglaubigt
- allenfalls – wenn bestellt – Liste der Aufsichtsratsmitglieder
Allenfalls eine Bestätigung der zuständigen Wirtschaftskammer über die Erfüllung der Voraussetzungen nach dem Neugründungsförderungsgesetz (NeuFÖG).
Das Firmenbuchgericht prüft die Anmeldung auf Vollständigkeit und Gesetzmäßigkeit. Die GmbH entsteht durch die Eintragung ins Firmenbuch.
Vertretung nach außen:
Die GmbH wird nach außen durch mindestens eine unternehmensrechtliche Geschäftsführerin bzw. einen unternehmensrechtlichen Geschäftsführer vertreten. Diese bzw. dieser kann für Schäden, die sie bzw. er verursacht, haftbar gemacht werden.
Vereinfachte GmbH-Gründung mit Bürgerkarte, Handysignatur oder ID-Austria
Eine vereinfachte Gesellschaftsgründung ohne Notarin bzw. Notar ist zugelassen. Im Folgenden die Eckpunkte dazu.
Voraussetzungen sind:
- Standard-GmbH mit Mustersatzung mit natürlicher Person als einzigem Gesellschafter, der auch einziger Geschäftsführer werden soll.
- Auf das Stammkapital (ab 2024 € 10.000,00) erfolgt eine Bareinzahlung in Höhe von € 5.000,00 (ab 2024).
- Die Errichtungserklärung beschränkt sich auf einen Mindestinhalt (Firma und Sitz der Gesellschaft, Gegenstand des Unternehmens, Höhe des Stammkapitals, Höhe der zu leistenden Stammeinlage), Bestellung des Geschäftsführers, die Gründungsprivilegierung, Vereinbarung des Gründungskostenersatzes bis maximal € 500,00 und bestimmten Regelungen zur Verteilung des Bilanzgewinns.
- Die Identität des Gesellschafters muss im Zuge der Gründung in elektronischer Form zweifelsfrei festgestellt werden.
- Das Kreditinstitut prüft die Identität des zukünftigen Gesellschafters und Geschäftsführers anhand von Lichtbildausweis und Musterzeichnung anlässlich der Einzahlung der in bar zu leistenden Stammeinlage.
- Das Kreditinstitut übermittelt Bankbestätigung, Kopie des Lichtbildausweises und Musterzeichnung elektronisch an das Firmenbuch.
Erleichterung:
- Statt eines Notariatsaktes reicht für die Errichtung der Gesellschaft die elektronische Erklärung des Gesellschafters über die Errichtung der Gesellschaft via USP (Unternehmerserviceportal) unter Verwendung der elektronischen Signatur (Bürgerkarte, Handysignatur, ID-Austria) und
- die Anmeldung der Gesellschaft zur Eintragung im Firmenbuch in elektronischer Form ohne Beglaubigung.
GmbH-Gründung via Fern-Notariatsakt
Dabei können nicht physisch anwesende Personen durch die Notarin bzw. den Notar über Video identifiziert werden. Es erfolgen elektronische Unterfertigungen mittels Handysignatur und Fern-Beglaubigungen der Musterzeichnung der Geschäftsführerin bzw. des Geschäftsführers.
Wenn die GmbH gewerblich tätig ist, ist dafür ein Gewerbeschein erforderlich. Die Gewerbeberechtigung muss auf die GmbH lauten. Aus diesem Grund kann die Anmeldung des Gewerbes erst nach Eintragung ins Firmenbuch erfolgen. Dann erst ist der für die Gewerbeanmeldung notwendige Firmenbuchauszug verfügbar.
Für die Erlangung einer Gewerbeberechtigung muss bei der Gewerbebehörde eine gewerberechtliche Geschäftsführerin bzw. ein gewerberechtlicher Geschäftsführer namhaft gemacht werden. Dieser muss neben den allgemeinen persönlichen Voraussetzungen auch die Voraussetzungen für die Erlangung der jeweiligen Gewerbeberechtigung erfüllen.
Erfüllt der im Firmenbuch eingetragene Geschäftsführer nicht diese Voraussetzungen, kann ein bei der Österreichischen Gesundheitskasse angemeldeter Dienstnehmer als gewerberechtlicher Geschäftsführer eingesetzt werden. Dieser muss aber mindestens die halbe wöchentliche Normalarbeitszeit im Betrieb beschäftigt sein.
Allgemeine Besteuerung
Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist ein eigenes Steuersubjekt, das der Körperschaftsteuer unterliegt. Gewinne, die von der GmbH erwirtschaftet werden, unterliegen auf Ebene der GmbH der Körperschaftsteuer. Diese beträgt 23 %. Sofern Gewinne von der GmbH an natürliche Personen ausgeschüttet werden, unterliegen die ausgeschütteten Gewinnanteile auf Ebene der Gesellschafterinnen und Gesellschafter der Kapitalertragsteuer in Höhe von 27,5 %.
Sollte die GmbH Verluste erzielen, können diese nur auf Ebene der GmbH verwertet (in Folgejahren abgezogen) werden. Die Verluste können aber grundsätzlich nicht auf den Gesellschafter übergehen.
Mindestkörperschaftsteuer
Auch in wirtschaftlich nicht erfolgreichen Jahren muss eine GmbH Körperschaftsteuer abführen.
Sie beträgt für alle GmbHs ab 2024 € 500,00 p.a..
Die Mindestkörperschaftsteuer wird in späteren Jahren, in denen der Gewinn linear mit 23 % (ab 2024) besteuert wird, auf die dann zu entrichtende Körperschaftsteuer angerechnet. Somit kann sie als Vorauszahlung angesehen werden.
Beziehung zwischen Gesellschafter und Gesellschaft
Gesellschafterinnen und Gesellschafter mit einem Anteil von bis zu 25 % am Stammkapital der GmbH können in einem steuerlichen Dienstverhältnis zur GmbH stehen. Das heißt, die Vergütungen, die sie für ihre Arbeitsleistungen an die Gesellschaft erhalten, unterliegen der Lohnsteuer. Bei einer Beteiligung von mehr als 25 % unterliegen die Vergütungen für Tätigkeiten der Einkommensteuer. Der Gesellschafter bezieht Einkünfte aus selbständiger Arbeit.
Kommunalsteuer
Gesellschafter, die mit der Gesellschaft ein Dienstverhältnis eingehen oder eine Beschäftigung ausüben, die bis auf die Weisungsgebundenheit alle Merkmale eines Dienstverhältnisses aufweist, unterliegen zusätzlich der Kommunalsteuer.
Sozialversicherung
Die bloße Gesellschafterstellung führt noch zu keiner Sozialversicherungspflicht. Wenn ein Gesellschafter gleichzeitig als Geschäftsführer der GmbH tätig ist, sind mehrere Fälle zu unterscheiden: Bei einer Beteiligung bis zu 25 % besteht ASVG-Versicherungspflicht (Versicherungspflicht nach dem Allgemeinen Sozialversicherungsgesetz), und ab 50 % grundsätzlich GSVG-Versicherungspflicht (Sozialversicherungsanstalt der Selbstständigen). Bei einer Beteiligung zwischen 25 % und 50 % kann ASVG- oder GSVG-Pflicht vorliegen.
